اهمال کاری یکی از مشکلاتی است که بسیاری درگیر آن‌ هستند. ما به راحتی کار امروز را به فرداها می‌اندازیم. خیلی از ما دوست داریم که بیشتر کار کنیم یا حداقل وظایف روزمره و ضروری را به موقع و سر وقت انجام دهیم.

به عنوان مثال وقتی شب امتحان، با حجم مطالب زیادی روبرو می‌شویم تصمیم می‌گیریم که از شروع ترم جدید به صورت منظم مطالعه کنیم تا شب امتحان دست به دامان قهوه‌های تلخ برای بیدار ماندن نشویم. اما به محض اینکه ترم جدید شروع می‌شود دوباره اهمال کاری سر راهمان سبز می‌شود.

اهمال کاری یکی از ویژگی‌های رو مخ بسیاری از ماست. گاهی بعد از اینکه عواقب اهمال کاری دامن‌مان را می‌گیرد به شدت خود را مورد عنایت سرزنش‌ها و ف…. قرار می‌دهیم. اما بعد از مدتی دوباره با خوش‌خیالی تمام در دام اهمال کاری می‌افتیم و این چرخه دست از سرمان برنمی‌دارد.

از آنجایی که خودم، زمانی دانشجو بوده‌ام و یکی از اهمال‌کاران واقعی، همیشه در شروع ترم جدید به دانشجوهای کلاسم هشدار می‌دهم که دچار سفسطه‌ی برنامه‌ریزی نشوند. در سفسطه‌ی برنامه‌ریزی ما گمان می‌کنیم که انجام یک کار، زمان کمی می‌برد و در نتیجه تا آخرین لحظه‌ سراغ آن نمی‌رویم اما وقتی با آن روبرو می‌شویم از میزان بالای حجم کار، برگ‌هایمان می‌ریزد (چشمک).

اهمال کاری یا به تعویق انداختن، کاری است که همه‌ی ما در یک مقطع زمانی با آن روبرو بوده‌ایم. گاهی اوقات، ما با تأخیر، اجتناب و تعلل در مورد مسائلی که برایمان اهمیت دارد، دست‌و‌پنجه نرم می‌کنیم.

هدف این مقاله تجزیه و تحلیل دلایل علمی ‌اهمال کاری، توضیح چارچوب‌های اثبات‌شده‌ی غلبه بر اهمال کاری و معرفی استراتژی‌های مفید برای انجام آسان‌تر فعالیت‌هاست.

علم پشت اهمال کاری

بیایید با بررسی اصول اولیه شروع کنیم. اهمال کاری چیست؟ تعلل به چه معناست؟

اهمال کاری چیست؟

قرن‌های متمادی انسان‌ها با اهمال‌کاری دست و پنجه نرم کرده‌اند. در واقع مشکل به تعویق انداختن کارها، آنقدر تاریخ طولانی دارد که شاید باورتان نشود که فیلسوفان یونان باستان مانند سقراط و ارسطو واژه‌ای را برای توصیف این رفتار اهمال کاری اختراع کردند: آکراسیا (Akrasia).

آکراسیا شرایطی است که شما بر خلاف قضاوت درست خود دست به رفتار می‌زنید. آکراسیا زمانی رخ می‌هد که شما می‌دانید بهتر است چه کاری را انجام دهید اما به کار دیگری مشغول می‌شوید. به زبان ساده‌تر می‌توان گفت که آکراسیا به تعویق انداختن یا عدم کنترل خود یا همان خویشتن‌داری ناکافی است.

اهمال کاری به تعویق انداختن یا تأخیر در کارها تا آخرین لحظه یا گذشتن از مهلت آنهاست. برخی از محققان اهمال کاری را به عنوان “شکلی از شکست خودتنظیمی ‌که با تاخیر غیرمنطقی در انجام وظایف علی‌رغم پیامدهای بالقوه منفی مشخص می‌شود” تعریف می‌کنند.

به گفته جوزف فراری، استاد روانشناسی در دانشگاه دیپل در شیکاگو و نویسنده کتاب “اهمال کاری: راهنمای بدون پشیمانی برای انجام آن”، حدود 20 درصد از بزرگسالان ایالات متحده به تعویق انداختن مزمن هستند.

مهم نیست که چقدر سازماندهی و متعهد هستید، این احتمال وجود دارد که متوجه شده‌اید که ساعت ها در حال انجام کارهای بی‌اهمیت (تماشای تلویزیون، به روز رسانی وضعیت فیس بوک، خرید آنلاین) هستید، در حالی که باید آن زمان را صرف کار یا پروژه‌های مدرسه می‌کردید.

چه در حال به تعویق انداختن یک پروژه برای کار، پرهیز از انجام تکالیف یا نادیده گرفتن کارهای خانه باشید اهمال کاری می‌تواند تأثیر عمده‌ای بر شغل، نمرات مدرسه، دانشگاه و زندگی شما داشته باشد.

چرا کارهایمان را به تعویق می‌اندازیم؟

چه چیزی در مغز می‌گذرد که باعث می‌شود از کارهایی که می‌دانیم باید انجام دهیم اجتناب می‌کنیم؟

ناسازگاری زمانی

این زمان خوبی است تا کمی‌ علم را وارد بحث خود کنیم. تحقیقات روانشناسی رفتاری پدیده‌ای به نام «ناسازگاری زمانی» را آشکار کرده است که کمک می‌کند به توضیح اینکه چرا به نظر می‌رسد به تعویق انداختن کار، علی‌رغم نیت خوبمان، ما را به سمت خود می‌کشاند. ناسازگاری زمانی به تمایل مغز انسان برای ارزش‌گذاری بیشتر برای پاداش‌های فوری نسبت به پاداش‌های آینده اشاره دارد.

بهترین راه برای درک این موضوع این است که تصور کنید دو «خود» دارید: خود فعلی و خود آینده. وقتی برای خود اهدافی تعیین می‌کنید – مانند کاهش وزن یا نوشتن کتاب یا یادگیری زبان – در واقع در حال برنامه‌ریزی برای خود آینده‌تان هستید. شما تصور می‌کنید که می‌خواهید زندگی شما در آینده چگونه باشد. محققان دریافته‌اند که وقتی به آینده خود فکر می‌کنید، برای مغز شما بسیار آسان است که ارزش انجام اقدامات با مزایای بلندمدت را ببیند. خود آینده برای پاداش‌های بلند‌مدت ارزش قائل است.

با این حال، در حالی که خود آینده می‌تواند اهداف تعیین کند، تنها خود فعلی می‌تواند دست به اقدام بزند. وقتی زمان تصمیم‌گیری فرا می‌رسد، دیگر برای خود آینده خود انتخابی نمی‌کنید. اکنون شما در لحظه‌ی حال هستید و مغز شما در حال فکر کردن به خود فعلی است. محققان کشف کرده‌اند که خود فعلی واقعاً لذت آنی را دوست دارد، نه سود طولانی‌مدت. خود فعلی نسیه را رها می‌کند و به نقد می‌چسبد.

بنابراین، خود فعلی و خود آینده اغلب با یکدیگر در تضاد هستند. خود آینده می‌خواهد کم‌وزن و خوشتیپ باشد، اما خود فعلی یک دونات می‌خواهد. مطمئناً، همه می‌دانند که امروز باید سالم غذا بخورند تا در 10 سال آینده دچار اضافه وزن نشوند. اما عواقبی مانند افزایش خطر ابتلا به دیابت یا نارسایی قلبی سال‌ها بعد از راه می‌رسند.

به طور مشابه، بسیاری از جوانان می‌دانند که پس‌انداز کردن برای دوران بازنشستگی بسیار مهم است، اما مزایای انجام این کار چندین دهه بعد عاید فرد می‌شود. درک ارزش خرید یک جفت کفش جدید برای خود فعلی بسیار آسان‌تر است تا اینکه ۱ میلیون تومان برای شمای 70 ساله ذخیره شود (اگر کنجکاو هستید، دلایل تکاملی بسیار خوبی وجود دارد که چرا مغز ما به پاداش‌های فوری بیشتر از پاداش‌های بلندمدت ارزش می‌دهد).

ناسازگاری زمانی، یکی از دلایلی است که شب‌ها هنگامی که در رختخواب هستید برای فردای خود کلی برنامه‌ریزی‌های ریز و درشت می‌کنید و عزمتان را جزم می‌کنید که از فردا زندگی‌تان را تغییر دهید اما وقتی از خواب بیدار می‌شوید «هزار وعده خوبان یکی وفا نکند».

طرحواره خویشتن داری ناکافی

طرحواره خویشتن داری به معنای عدم پای بندی به برنامه‌ها و ناتوانی در کنترل احساسات است. این طرحواره باعث می‌شود که شما بیشتر از هر چیزی عاشق لحظه حال باشید و کارهایتان را نیمه کاره رها کنید در نتیجه باعث اهمال کاری می‌شود.

سفسطه‌ی برنامه‌ریزی

ما اغلب فرض می‌کنیم که پروژه‌ها کمتر از آنچه واقعاً طول می‌کشند، تمام خواهند شد. به عبارت دیگر فکر می‌کنیم که پروژه‌ها زمان کمی می‌برند که زمانی که معتقدیم هنوز زمان زیادی برای تکمیل این وظایف داریم می‌تواند منجر به احساس امنیت کاذب شود،

یکی از بزرگ‌ترین عواملی که به تعویق انداختن کار کمک می‌کند، این تصور است که ما باید برای انجام یک کار در یک لحظه خاص، الهام یا انگیزه داشته باشیم.

در زیر چند عامل دیگر که باعث به تعویق انداختن کار می‌شوند آورده شده است.

محققان پیشنهاد می‌کنند که اهمال‌کاری می‌تواند به‌ویژه در میان دانشجویان مشهود باشد. یک متا آنالیز در سال 2007 که در بولتن روانشناسی منتشر شد، نشان داد که 80 تا 95 درصد از دانشجویان کالج به طور منظم کارهایشان را به تعویق می‌اندازند، به ویژه زمانی که نوبت به تکمیل تکالیف و دروس می‌رسد.

به گفته محققان، برخی از تحریفات شناختی عمده وجود دارد که منجر به اهمال کاری تحصیلی می‌شود. دانشجویان تمایل دارند:

• زمان باقی مانده برای انجام وظایف را بیش از حد برآورد کنید
• میزان انگیزه آنها در آینده را بیش از حد ارزیابی کنید
• مدت زمان انجام برخی فعالیت ها را دست کم بگیرید
• به اشتباه فرض کنید که آنها باید در چارچوب ذهنی مناسب برای کار بر روی یک پروژه باشند

افسردگی

اهمال کاری نیز می‌تواند نتیجه افسردگی باشد. احساس ناامیدی، درماندگی و کمبود انرژی می‌تواند شروع (و اتمام) ساده‌ترین کارها را دشوار کند. افسردگی همچنین می‌تواند منجر به شک و تردید در خود شود. وقتی نمی‌توانید بفهمید که چگونه می‌توانید با یک پروژه مقابله کنید یا در مورد توانایی‌های خود احساس ناامنی کنید، ممکن است راحت‌تر آن را به تعویق بیندازید و روی کارهای دیگر کار کنید.

اختلال وسواس فکری – عملی  (OCD)

اهمال کاری نیز در افراد مبتلا به اختلال وسواس فکری – عملی بسیار رایج است. یکی از دلایل این است که OCD اغلب با کمال‌گرایی منفی و ناسالم مرتبط است، که باعث ترس از انجام اشتباهات جدید، تردید در مورد اینکه آیا کاری را به درستی انجام می‌دهید یا خیر، و نگران انتظارات دیگران از شما است.

بیش فعالی

بسیاری از بزرگسالان مبتلا به اختلال کمبود توجه/بیش فعالی (ADHD) با اهمال کاری دست و پنجه نرم می‌کنند. هنگامی‌که شما تحت تأثیر محرک‌های بیرونی و همچنین افکار درونی هستید، ممکن است شروع یک کار دشوار باشد، به خصوص اگر آن کار دشوار باشد.

دلایل بیشتر برای به تعویق انداختن کارها

علاوه بر دلایلی که باعث به تعویق انداختن کارها می‌شویم، اغلب بهانه‌ها یا توجیه‌هایی برای توجیه رفتار خود می‌آوریم. به گفته محققان، 15 دلیل کلیدی برای به تعویق انداختن کار در افراد وجود دارد:

• ندانستن اینکه چه کاری باید انجام شود
• ندانستن چگونگی انجام کار
• نخواستن انجام کار
• بی‌اهمیت بودن انجام شدن یا نشدن کار
• عادت کردن به انتظار تا آخرین لحظه
• باور داشتن به اینکه که تحت فشار کار بهتر انجام می‌شود
• فکر می‌کنید که می‌توانید آن را در آخرین لحظه تمام کنید
• نداشتن ابتکار عمل برای شروع
• فراموش کردن
• منتظر لحظه مناسب ماندن
• نیاز به زمان برای فکر کردن در مورد کار
• به تأخیر انداختن یک کار به نفع کار دیگری

انواع اهمال کاری

برخی از محققان اهمال‌کاری را به دو نوع اصلی تقسیم می‌کنند: اهمال‌کننده‌های غیرفعال و فعال.

• اهمال‌کنندگان منفعل: کار را به تأخیر می‌اندازند، زیرا در تصمیم‌گیری و عمل کردن به آن مشکل دارند
• اهمال‌کنندگان فعال: کار را هدفمند به تأخیر می‌اندازند زیرا کار تحت فشار به آنها اجازه می‌دهد احساس کنند وارد یک چالش شده‌اند و انگیزه پیدا می‌کنند.

برخی دیگر انواع اهمال‌کاران را بر اساس سبک‌های رفتاری مرتبط با اهمال‌کاری تقسیم می‌کنند از جمله:

• کمال گرا: به دلیل ترس از ناتوانی در انجام کامل یک کار، وظایف را به تعویق می‌اندازد
• رویاپرداز: وظایف را به تعویق می‌اندازد زیرا در توجه به جزئیات خوب نیستند
• نافرمان: معتقد نیست که کسی باید برنامه زمانی خود را به دیگری دیکته کند
• نگران: به دلیل ترس از تغییر یا کنار گذاشتن امنیت “شناخته‌ها” وظایف را به تعویق می‌اندازد.
• بحران ساز: وظایف را به تعویق می‌اندازد زیرا دوست دارند تحت فشار کار کنند
• زیاده‌رو: بیش از حد کار می‌کند و با پیدا کردن زمان برای شروع و تکمیل کار مشکل دارد

تاثیر منفی اهمال کاری

تنها در مواردی است که به تعویق انداختن کار مزمن می‌شود و شروع به تأثیر جدی بر زندگی روزمره فرد می‌کند، موضوع جدی‌تری می‌شود. در چنین مواردی، موضوع فقط داشتن مهارت‌های مدیریت زمان ضعیف نیست، بلکه بخش عمده‌ای از سبک زندگی آنهاست.

متأسفانه، این اهمال کاری می‌تواند تأثیر جدی بر تعدادی از زمینه‌های زندگی از جمله سلامت روانی و رفاه اجتماعی، حرفه‌ای و مالی فرد داشته باشد:

• سطوح بالاتر استرس و بیماری
• افزایش بار بر روابط اجتماعی
• رنجش دوستان، خانواده، همکاران

خط اهمال کاری-عمل

شما نمی‌توانید برای ایجاد انگیزه در خود فعلی به پیامدها و پاداش‌های دراز مدت اعتماد کنید. در عوض، باید راهی برای انتقال پاداش‌ها و مجازات‌های آینده به لحظه حال پیدا کنید. شما باید کاری کنید که پیامدهای آینده به پیامدهای فعلی تبدیل شوند.

این دقیقاً همان چیزی است که در لحظه‌ای اتفاق می‌افتد که بالاخره از اهمال کاری فراتر می‌رویم و دست به اقدام می‌زنیم. برای مثال، فرض کنید باید گزارشی را تحویل رئیس خود بدهید. شما از هفته‌ها قبل می‌دانستید که باید آن را تحویل دهید اما هر روز آن را به فردا موکول کردید.

با فکر کردن به گزارشی که باید بنویسید کمی‌ درد و اضطراب آزاردهنده را تجربه می‌کنید، اما به اندازه‌ای نیست که کاری در مورد آن انجام دهید. سپس ناگهان، یک روز قبل از ضرب‌الاجل، پیامدهای آینده به پیامدهای فعلی تبدیل می‌شود و شما آن گزارش را ساعت‌ها قبل از سررسید آن می‌نویسید. درد تعلل در نهایت تشدید می‌شود و شما از “خط اقدام” عبور می‌کنید.

در اینجا نکته مهمی ‌وجود دارد که باید به آن توجه کرد. به محض عبور از خط اقدام، درد شروع به فروکش کردن می‌کند. در واقع، قرار گرفتن در وسط اهمال کاری اغلب دردناک‌تر از قرار گرفتن در وسط انجام کار است. نقطه A در نمودار بالا اغلب دردناک‌تر از نقطه B است. احساس گناه، شرم و اضطرابی که در حین اهمال کاری احساس می‌کنید معمولا بدتر از تلاش و انرژی است که باید در حین کار انجام دهید. بنابراین، مشکل انجام کار نیست، شروع کار است.

اگر می‌خواهیم از اهمال کاری دست برداریم، باید کار را تا حد امکان برای خود فعلی آسان کنیم و اعتماد کنیم که انگیزه و حرکت پس از شروع کار به وجود خواهد آمد. (انگیزه اغلب پس از شروع به وجود می‌آید، نه قبل از آن).

بیایید در مورد نحوه انجام این کار اکنون صحبت کنیم.

چگونه از همین حالا اهمال کاری را متوقف کنیم؟

استراتژی‌های مختلفی وجود دارد که می‌توانیم برای جلوگیری از اهمال کاری استفاده کنیم. در زیر، من هر مفهوم را تشریح و توضیح خواهم داد، سپس چند نمونه از استراتژی کاربردی را به شما ارائه خواهم داد.

گزینه 1: پاداش اقدام را فوری‌تر کنید

اگر بتوانید راهی بیابید که فواید انتخاب‌های بلندمدت را فوری‌تر کنید، در این صورت اجتناب از به تعویق انداختن کار آسان‌تر می‌شود. یکی از بهترین راه‌ها برای آوردن پاداش‌های آینده به لحظه‌ی حال، استفاده از یک استراتژی است که به عنوان «بسته‌بندی وسوسه» شناخته می‌شود.

بسته‌بندی وسوسه مفهومی ‌است که از تحقیقات اقتصاد رفتاری که توسط کتی میلکمن در دانشگاه پنسیلوانیا انجام شده است، به وجود آمده است. به بیان ساده، این استراتژی پیشنهاد می‌کند که رفتاری را که در بلندمدت برای شما خوب است، با رفتاری که در کوتاه‌مدت احساس خوبی دارد، ترکیب کنید.

فرمول اصلی این است: فقط [کاری که دوست دارید] را در حین انجام [کاری که انجام آن را به تعویق می‌اندازید] انجام دهید.

در اینجا چند نمونه رایج از بسته‌بندی وسوسه آورده شده است:

• فقط در حین ورزش به کتاب‌های صوتی یا پادکست‌هایی که دوست دارید گوش دهید.
• فقط هنگام پردازش ایمیل‌های کاری عقب افتاده، پدیکور کنید.
• نمایش مورد علاقه خود را فقط هنگام اتو کردن یا انجام کارهای خانه تماشا کنید.
• فقط زمانی در رستوران مورد علاقه خود غذا بخورید که جلسه ماهانه خود را با یک همکار غیر قابل همکاری برگزار می‌کنید.

این مقاله تمرین‌های خاصی را پوشش می‌دهد که می‌توانید آن‌ها را دنبال کنید تا بفهمید چگونه می‌توانید ایده‌های بسته‌بندی وسوسه‌انگیزی را ایجاد کنید که برای شما مفید باشد.

گزینه 2: عواقب اهمال کاری را فوری‌تر کنید

راه‌های زیادی وجود دارد که شما را مجبور می‌کند تا هزینه‌های اهمال کاری را زودتر بپردازید. به عنوان مثال، اگر به تنهایی ورزش می‌کنید، حذف تمرین در هفته آینده به هیچ وجه تأثیر زیادی بر زندگی شما نخواهد داشت. سلامتی شما فوراً بدتر نمی‌شود زیرا یک تمرین را از دست داده‌اید. هزینه‌ی اهمال کاری در ورزش تنها پس از هفته‌ها و ماه‌ها تنبلی دردناک می‌شود.

با این حال، اگر متعهد شوید که در ساعت 7 صبح دوشنبه‌ی هفته‌ی آینده با یک دوست به ورزش کردن بپردازید، آنگاه هزینه‌ی حذف تمرین، فوری‌تر می‌شود. اگر تمرین را از دست بدهید بدقول می‌شوید.

یکی دیگر از استراتژی های رایج استفاده از سرویسی مانند Stickk برای شرط‌بندی است. اگر کاری را که می‌گویید انجام ندهید، پول صرف کاری می‌شود که از آن متنفر هستید.

گزینه 3: اقدامات آینده خود را طراحی کنید

یکی از ابزارهای مورد علاقه روانشناسان برای غلبه بر اهمال کاری «دستگاه تعهد» نام دارد. دستگاه‌های تعهد می‌توانند به شما کمک کنند تا با طراحی اقدامات آینده خود جلوی تعلل را بگیرید.

به عنوان مثال، می‌توانید با خرید غذا به صورت بسته‌بندی نه فله‌ای، عادات غذایی آینده خود را کاهش دهید. می‌توانید با حذف بازی‌ها یا برنامه‌های رسانه‌های اجتماعی، از اتلاف وقت در تلفن خود جلوگیری کنید (همچنین می‌توانید آنها را در رایانه‌ی خود مسدود کنید).

به طور مشابه، می‌توانید با پنهان کردن تلویزیون خود در کمد و بیرون آوردن آن در روزهای تعطیلی، احتمال تماشای تلویزیون را کاهش دهید. می‌توانید داوطلبانه درخواست کنید که در کازینوها و سایت‌های قمار آنلاین به لیست ممنوعه اضافه شوید تا از ولگردی‌های قماربازی در آینده جلوگیری کنید.

گزینه 4: هدف را دست یافتنی‌تر کنید

همانطور که قبلاً توضیح دادیم، اصطکاکی که باعث اهمال کاری می‌شود، معمولاً حول شروع یک رفتار متمرکز است. هنگامی ‌که شروع می‌کنید، اغلب ادامه کار با درد کمتری همراه است. این یک دلیل خوب برای کاهش حجم عادات شماست زیرا اگر عادت‌های شما کوچک و شروع به آسانی باشد، احتمال تعلل در آن کمتر خواهد بود.

یکی از راه‌های مورد علاقه من برای آسان‌تر کردن عادت‌ها استفاده از قانون 2 دقیقه است که می‌گوید: «وقتی عادت جدیدی را شروع می‌کنید، انجام آن باید کمتر از دو دقیقه طول بکشد». ایده این است که شروع کار را تا حد امکان آسان کنید و سپس اعتماد کنید که شروع کار شما را بیشتر وارد کار خواهد کرد. هنگامی ‌که شروع به انجام کاری می‌کنید، ادامه انجام آن آسان‌تر است. قانون 2 دقیقه با آسان کردن شروع کار به حدی که نمی‌توانید به آن نه بگویید، بر اهمال‌کاری و تنبلی غلبه می‌کند.

یکی دیگر از راه‌های عالی برای دست یافتنی‌تر کردن وظایف، کوچک‌ کردن آنهاست. به عنوان مثال، بهره‌وری قابل توجه نویسنده مشهور آنتونی ترولوپ را در نظر بگیرید. او 47 رمان، 18 اثر غیرداستانی، 12 داستان کوتاه، 2 نمایشنامه و مجموعه‌ای از مقالات و نامه‌ها منتشر کرد. او چطور این کار را انجام داد؟

ترولوپ به جای اندازه‌گیری پیشرفت خود بر اساس تکمیل فصل‌ها یا کتاب‌ها، پیشرفت خود را در گام‌های 15 دقیقه‌ای اندازه‌گیری کرد. او هر 15 دقیقه یک هدف 250 کلمه را تعیین می‌کرد و این الگو را هر روز سه ساعت ادامه داد. این رویکرد به او اجازه داد تا هر 15 دقیقه از احساس رضایت و موفقیت لذت ببرد و در عین حال به کار بزرگ نوشتن یک کتاب ادامه دهد.

دست‌یافتنی‌تر کردن وظایف خود به دو دلیل مهم است.

• معیارهای کوچک پیشرفت به حفظ شتاب در درازمدت کمک می‌کند، به این معنی که احتمال دارد کارهای بزرگ را به پایان برسانید.
• هرچه سریعتر یک کار سازنده را تکمیل کنید، سریعتر نگرش بهره‌وری و اثربخشی را ایجاد می‌شود.

باثبات بودن: چگونه عادت به تعویق انداختن را کنار بگذاریم؟

بسیار خوب، ما به طور روزانه راهبردهای مختلفی را برای غلبه بر اهمال کاری پوشش داده‌ایم. اکنون، بیایید چند راه برای تبدیل بهره‌وری به یک عادت طولانی‌مدت و جلوگیری از بازگشت اهمال کاری به زندگی‌مان بحث کنیم.

یکی از دلایلی که به راحتی می‌توان برای بازگشت به اهمال کاری انجام داد، این است که سیستم روشنی برای تصمیم‌گیری در مورد آنچه مهم است و ابتدا روی چه چیزی باید کار کنیم، نداریم (این نمونه دیگری از این است که سیستم اغلب مهمتر از هدف است).

یکی از بهترین سیستم های بهره وری که من پیدا کرده‌ام یکی از ساده‌ترین آنهاست. این روش Ivy Lee Method نام دارد و دارای شش مرحله است:

• در پایان هر روز کاری، شش چیز مهمی ‌را که باید فردا انجام دهید، یادداشت کنید. بیش از شش کار را یادداشت نکنید.
• آن شش مورد را به ترتیب اهمیت واقعی آنها اولویت‌بندی کنید.
• فردا فقط روی اولین کار تمرکز کنید. قبل از اتمام کار اول به هیچ وجه سراغ گام دوم نروید.
• به همین ترتیب به سراغ کارهای دیگر در فهرست خود بروید. در پایان روز، موارد ناتمام را به یک لیست جدید برای روز بعد منتقل کنید.
• این روند را هر روز تکرار کنید.

در اینجا چیزی است که آن را بسیار مؤثر می‌کند:

انتقادی که به این روش وارد می‌شود این است که بیش از حد ابتدایی است. این روش‌ها تمام پیچیدگی‌ها و ظرایف زندگی را در نظر نمی‌گیرند. اگر یک کار اورژانسی پیش آید چه اتفاقی می‌افتد؟ بله، موارد اضطراری و حواس‌پرتی غیرمنتظره به وجود خواهد آمد. تا حد امکان آنها را نادیده بگیرید، در صورت لزوم با آنها برخورد کنید و در اسرع وقت به لیست کارهای اولویت‌بندی‌شده‌ی خود بازگردید. از قوانین ساده برای هدایت رفتارهای پیچیده استفاده کنید.

من فکر نمی‌کنم چیزی جادویی در مورد تعداد شش کار مهم در روز وجود داشته باشد. به راحتی فهرست شما می‌تواند پنج کار در روز باشد. با این حال، من فکر می‌کنم چیزی جادویی در مورد اعمال محدودیت بر خود وجود دارد. من متوجه شدم وقتی ایده‌های زیادی دارید (یا زمانی که تمام کارهایی را که باید انجام دهید زیاد هستند) بهترین کاری که می‌توان انجام داد این است که ایده‌های خود را هرس کنید و هر چیزی را که اصلاً ضروری نیست حذف کنید.

محدودیت‌ها می‌توانند شما را بهتر کنند. روش لی شبیه قانون 25-5 وارن بافت است که از شما می‌خواهد فقط بر روی پنج کار مهم تمرکز کنید و هر چیز دیگری را نادیده بگیرید. اساساً، اگر به هیچ چیز متعهد نباشید، همه چیز حواس شما را پرت می‌کند.

این برنامه سختی شروع کار را از بین می‌برد. بزرگترین مانع برای به پایان رساندن بیشتر کارها، شروع آن‌هاست. (بلند شدن از روی کاناپه می‌تواند سخت باشد، اما وقتی واقعاً شروع به دویدن کنید، پایان تمرین بسیار آسان‌تر است.) روش لی شما را مجبور می‌کند که شب قبل از رفتن به سر کار در مورد اولین کار خود تصمیم بگیرید.

این استراتژی برای من فوق‌العاده مفید بوده است: به‌عنوان یک نویسنده، می‌توانم سه یا چهار ساعت را صرف بحث در مورد آنچه باید در یک روز معین بنویسم، تلف کنم. با این حال، اگر شب قبل تصمیم بگیرم، می‌توانم بیدار شوم و بلافاصله شروع به نوشتن کنم. این ساده است، اما کار می‌کند. در ابتدا، شروع کار به اندازه‌ی موفقیت مهم است.

این برنامه شما را ملزم می‌کند که فقط یک کار انجام دهید. جامعه مدرن دوست داد که شما یک آدم multi-tasking یا چندکاره باشید. افسانه چندوظیفه بودن این است که مشغول بودن مترادف با بهتر بودن است. اما دقیقا برعکسش درست است. داشتن اولویت‌های کمتر منجر به کار بهتر می‌شود.

تقریباً در هر زمینه‌ای، متخصصان سطح جهانی را مطالعه کنید – ورزشکاران، هنرمندان، دانشمندان، معلمان، مدیران عامل – و متوجه خواهید شد که یک ویژگی در همه آنها وجود دارد: تمرکز. دلیلش هم ساده است. اگر مدام زمان خود را به ده روش مختلف تقسیم کنید، نمی‌توانید در یک کار عالی باشید. تسلط مستلزم تمرکز و ثبات است. به قول هوشنگ ابتهاج: دریا شود آن رود که پیوسته روان است.

صرف نظر از اینکه از چه روشی استفاده می‌کنید، نتیجه نهایی این است: هر روز مهم‌ترین کار را انجام دهید و اجازه دهید شتاب اولین کار شما را به کار بعدی ببرد.

چگونه با نشانه‌های بصری از اهمال کاری مزمن جلوگیری کنیم؟

راه دیگر برای غلبه بر تله اهمال کاری مزمن، استفاده از نشانه‌های بصری برای تحریک عادت‌ها و سنجش پیشرفت شما است.

نشانه بصری چیزی است که می‌توانید ببینید (یک یادآوری بصری) و شما را وادار به انجام کاری می‌کند. بیایید دلایلی را که یادآورهای بصری اهمال کاری را شکست می‌دهند مرور کنیم:

نشانه های بصری به شما یادآوری می‌کنند که یک رفتار را شروع کنید. ما اغلب در مورد توانایی خود در به خاطر سپردن انجام یک عادت جدید به خود دروغ می‌گوییم. (“من می‌خواهم سالم‌تر غذا بخورم. این دفعه دیگه واقعاً می‌خوام این کار رو بکنم.”) اما چند روز بعد، انگیزه از بین می‌رود و مشغله‌های زندگی دوباره شروع می‌شوند.

این که به سادگی انجام یک عادت جدید را به خاطر بسپارید، معمولاً دستوری برای شکست است. به همین دلیل است که یک محرک بصری می‌تواند بسیار مفید باشد. زمانی که محیط شما را به سمت درست هدایت می‌کند، رعایت عادات خوب بسیار آسان‌تر است.

نشانه‌های بصری پیشرفت شما را در یک رفتار نشان می‌دهد. همه می‌دانند که ثبات جزء ضروری موفقیت است، اما تعداد کمی ‌از مردم در واقع میران ثبات خود را در زندگی واقعی اندازه می‌گیرند. داشتن یک نشانه بصری – مانند تقویمی ‌که پیشرفت شما را ردیابی می‌کند – از این دام جلوگیری می‌کند زیرا یک سیستم اندازه‌گیری است. با یک نگاه به تقویم خود فوراً میزان پیشرفت خود را خواهید دید.

نشانه‌های بصری می‌توانند اثر افزایشی بر انگیزه داشته باشند. با افزایش شواهد بصری پیشرفت، طبیعی است که انگیزه بیشتری برای ادامه‌ی این عادت داشته باشید. هرچه پیشرفت بصری بیشتری ببینید، انگیزه بیشتری برای به پایان رساندن کار خواهید داشت. انواع مختلفی از مطالعات اقتصاد رفتاری رایج وجود دارد که از آن به عنوان اثر موهبت پیشرفت یاد می‌کنند. دیدن پیشرفت قبلی، یک راه عالی برای شروع اقدام سازنده‌ی بعدی شماست.

دو تا از استراتژی‌های مورد علاقه من که از نشانه‌های بصری استفاده می‌کنند عبارتند از: استراتژی گیره کاغذ، که برای غلبه بر تعلل روزانه مفید است، و استراتژی سینفلد، که برای حفظ ثبات در دوره‌های زمانی طولانی‌تر عالی است.

• روش گیره کاغذ: منظور از این روش، عینی کردن یا قابل مشاهده کردن میزان پیشرفت است. به عنوان مثال، هر بار که کاری را انجام دادید یک خط روی دفترتان بکشید.
• استراتژی ساینفیلد: این استراتژی به معنای ثبات در انجام کارهاست. شما باید یک تقویم داشته باشید و هر روز که کار مورد نظر را انجام می‌دهید در آن علامتی بزنید.

نکاتی برای اهمال‌کاران

خوشبختانه، چندین کار مختلف وجود دارد که می‌توانید برای مبارزه با اهمال کاری انجام دهید و کارها را به موقع انجام دهید.

• فهرستی از کارهایی که باید انجام دهید تهیه کنید
• قدم‌های کوچک بردارید: موارد موجود در لیست خود را به مراحل کوچک و قابل مدیریت تقسیم کنید تا وظایف شما زیاد به نظر نرسد.
• علائم هشداردهنده را بشناسید: به هر گونه فکر به تعویق انداختن توجه کنید و تمام تلاش خود را برای مقاومت در برابر اصرار انجام دهید.
• حواس پرتی را از بین ببرید: از خود بپرسید چه چیزی بیش از همه توجه شما را جلب می‌کند – چه اینستاگرام، یا اخبار محلی – و آن منابع حواس پرتی را خاموش کنید.
• به خودتان پاداش بدهید: وقتی یک مورد از لیست کارهایتان را به موقع تمام کردید، به خودتان تبریک بگویید و با انجام کاری که برایتان جالب است به خودتان پاداش دهید.